Toplumun her kesimi; iletişim kurmak, sosyal çevresini genişletmek, marka ve şirketini tanıtmak, kolayca ulaşabilen avantajlarından faydalanmak için sosyal ağları kullanıyor. Özellikle çalışanlar için sosyal medya kullanım kılavuzu oluşturmak firmaların prestiji için önem kazanmış durumda. İşveren olarak çalışanların sosyal medya kullanımını yönetmek önemli, çünkü onların sosyal medya kullanımı doğrudan insanların markanız ya da şirketiniz hakkındaki algılarını etkileyebilir. Bu sebeple, sosyal medya kılavuzu size ve çalışanlarınıza yarar sağlamak adına yapmanız gerekenleri sekiz madde halinde sıraladık. Nihai Amacınızı Belirleyerek İşe Başlayın Şirketinizin sosyal medya politikasını belirlerken amaçlarınız her zaman aklınızın bir köşesinde olmalı. Bu doğrultuda, çalışanların sosyal medya kullanımı için oluşturacağınız sosyal medya kılavuzunda neleri paylaşamayacaklarına odaklanmaktan çok, onlara neleri paylaşabileceklerini anlatın. Bu yaklaşım, mesajınızı doğru bir şekilde iletmenizle beraber çalışanlarınızı kısıtlanmış hissetmekten de kurtarmış olacaktır. Sonuç olarak, şart koşulmuş bir sosyal medya politikasına direnç göstermekten çok, bağlılık göstermelerini sağlayacaktır. Buna ek olarak, sosyal medya kullanım kılavuzu hazırlarken onu okuyanların ilk bakışta nasıl bir çıkarım yapacağını düşünün. Halka açık bir kılavuz yayınladığınızı varsayarsak; dışarıdaki insanlar kılavuz kendileri için yazılmamış olsa bile, onu okuduklarında şirketiniz hakkında bir çıkarım yapacaklardır. Büyük resmi düşünmeye gayret edin. Paylaşılanların Sorumluluğu Sizin Sosyal medyada müşterilerinizle ya da potansiyel müşterilerinizle yüzyüze iletişim kurmuyorsunuz. Ancak bu size istediğinizi, istediğiniz zaman paylaşma hakkı vermez. Online iletişim kurmanız, sizi paylaşımlarınızın sorumluluğundan muaf tutmaz. Şirketinizi temsil eden her çalışan paylaşımlarında bu sağduyuyu göz önünde bulundurmalı ve paylaştıkları içeriğin sorumluluğunu almalıdır. Sosyal medya kullanım kılavuzu hazırlarken bunu ciddiye almayan çalışanların, işini kaybetmeye varabilecek risklerle karşı karşıya geleceğini açık bir şekilde belirtin. Algılanan sizin markanız veya şirketiniz fakat buna rağmen çalışanlarınıza riskleri anlatırken onların da bu algı için ne derece önemli olduklarını hissettirmenizde fayda var. Kimseyi küstürmemeye gayret edin. İsminiz Açık Olsun Müşterileriniz kiminle konuştuğunu bilmek isterler. Paylaşımlarda isim, şirket ismi ve çalışılan pozisyonun bulunması iyi olacaktır. Bu şirket-müşteri iletişiminde güven inşa edilmesinin yanı sıra, pazarlama faaliyetlerinize de faydalı olacaktır. Çalışan isimlerinin sosyal medyada tanınır hale gelmesiyle insanlar, çalışanlarınıza ve dolayısıyla şirketinize daha çok güven duyacaklardır. Paylaşımlarınızı Kim Görüyor? Sosyal medyada potansiyel müşterileri kazanmak için yaptığınız paylaşımlarda, paylaşımın hedef kitlesiyle beraber hedef kitle dışındaki okuyucuları da dikkate almalısınız. Paylaşımlarınızın sadece hedef kitleniz tarafından değil, mevcut müşterileriniz, eski müşterileriniz hatta belki ileride şirketinizde çalışmayı düşünen biri tarafından bile okunabileceğini düşünmelisiniz. Bakış Açısı Çalışanlarınızın sosyal medyada paylaşım yaparken sağduyulu davranmaları gerektiğine değindik. Tabi bu sağduyuya sahip olmaları için farklı bakış açıları geliştirmeleri gerekiyor. Paylaşımlar çok çeşitli insan gruplarına ulaşıyor ve bu insanların dünya görüşleri birbirinden çok farklı olabilir. Bu sebeple paylaşım yapacak kişiler bunu göz önünde bulundurmalı ve insanların kaba, aşağılayıcı ya da ırkçı algılayabileceği paylaşımlardan kesinlikle kaçınmalılar. Çalışanlarınıza, sizin işveren olarak onların paylaşımlarını takip etme hakkınız olduğunu anlatmalısınız. Neticede bu sizin şirketiniz ve markanız. Şirketle ilgili paylaştıkları her şey birinci dereceden sizi ilgilendirir. Çalışanlarınızın bunun farkına varmalarını sağlamalısınız. Telif Hakları Bakış açısı ve sağduyudan bahsetmişken, çalışanlar aynı titizliği telif hakları konusunda da sergilemesi gerektiğini belirtelim. Yayıncı izni olmadan ya da uygun bir şekilde referans vermeden başka kaynaklardan yapacakları paylaşımlar size ve şirketinize büyük zararlar verebilir. Sosyal medyayı kullanmak için bol içerik paylaşmak tabii ki önemli, ancak telif hakları konusunda gereken özen gösterilmeli. Sosyal medya kullanım kılavuzunda, bu konuda yapılacak bir hatanın ciddi bir kural ihlali olduğunun ve olası sonuçlarının altı mutlaka çizilmelidir. Bilgi Gizliliği Müşterilerinizle aranızda bir güven inşa etmek için önemli maddelerden biri şeffaflık, ancak bu noktada başkalarına zarar verebilecek şekilde özel bilgilerin ifşa edilmediğinden emin olun. Bilgi gizliliği konusunda yapılacak bir hata yalnızca şirket ve marka imajınızı zedelemekle kalmaz, aynı zamanda ifşa edilen bilginin sahibinin size dava açmasına da yol açabilir. Sosyal medya kullanım kılavuzu hazırlanırken bu konunun önemine mutlaka dikkat çekilmelidir. Değer Yaratın Sosyal medya, müşterilerinize ulaşmak için büyük bir fırsat. Tabi bu fırsattan yararlanmak için sosyal medya dünyasında bilinilirliğinizin de oluşması gerekiyor. Promosyon ürünlerinizin üzerinde, şirket kartlarınızda ya da insanlara ulaştığınız her görselde sosyal medya hesaplarınızın tanıtımını yapmak bu erişimin etkili bir yolu olabiliyor. Gerçek dünyada bu şekilde sosyal medya bilinilirliği yaratmak mümkün. Bilinilirliği arttırmanın bir diğer yolu da kaliteli ve değerli içerik paylaşmaktan geçiyor. Değer yarattığınız ölçüde takipçi ya da beğeni alacak ve bu ölçüde daha çok insana erişebileceksiniz. Çalışanlarınız için sosyal medya kılavuzu hazırlamak amacı ile sosyal medya ajansları size yardımcı olabilir. Bu basit adımları izleyerek, çalışanlarınızın sosyal medyada markanız ya da firmanız için bir tehdit unsuru değil, faydalı marka elçilerine dönüşmesine katkıda bulunabilirsiniz.